Cách điều hành công ty mới thành lập – 6 điều then chốt cần làm bài bản
Setup công ty & vận hành kinh doanh bài bản là yêu cầu tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại, phát triển bền vững. Đừng vì lợi ích ngắn trước mắt mà phá vỡ thế cân bằng để rồi phải trả giá hoặc lao đao sau một vài năm. Đó là thông điệp HocCEO.com muốn gửi tới cộng đồng CEO của các doanh nghiệp SMEs trong năm 2021 này. Đối với doanh nghiệp mới thành lập dưới 1 năm hoặc công ty đang cần tái cấu trúc hệ thống quản lý hướng tới chuyên nghiệp, hãy theo các chỉ dẫn sau:
6 Cấu phần chủ chốt để Cách điều hành công ty mới thành lập & vận hành kinh doanh hiệu quả
1. Mô hình kinh doanh & hoạch định chiến lược
Mô hình kinh doanh và hoạch định chiến lược nếu không được hoạch định, doanh nghiệp sẽ đi mà không biết định hướng. Làm sao doanh nghiệp có thể đạt tới đích thành công mong muốn mà không biết mình đang đi về đâu (?). Chiến lược được hoạch định tốt không chỉ là định hướng, nó chỉ dẫn rõ ràng các chỉ số mục tiêu doanh nghiệp hướng tới trong cả ngắn hạn và dài hạn như: quy mô thị trường, kết quả tài chính, chiến lược quản trị vận hành, xu hướng và năng lực thực thi.
Một mô hình kinh doanh làm cơ sở cho hoạch định chiến lược cần được soạn thảo một cách mạch lạc, ngắn gọn trên 1 trang giấy mà thôi nhưng nhờ “trang giấy” đó sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh tình trạng say sưa đốt tiền /hoặc hy sinh nguồn lực mà chẳng đạt được lợi ích thực sự nào trong một số tình cảnh suốt quá trình hoạt động.
Vậy là, muốn setup mới công ty hoặc tái cấu trúc, bạn nên bắt đầu từ KHUNG MÔ HÌNH KINH DOANH sau đó HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC, bao gồm: chiến lược cấp công ty, chiến lược sản xuất (tạo dịch vụ / cung ứng), chiến lược bán, tiếp đến là chiến lược chức năng gồm chiến lược tài chính, nhân sự, marketing, R&D và hậu cần.
Đừng hoạch định chiến lược theo kiểu mông lung, hay cũng đừng trình bày trên những trang viết với nhiều mỹ từ mà dễ dàng mang lại cảm xúc cho người soạn thảo trong khi chẳng có giá trị gì để định hình mục tiêu cho công ty. Hãy áp dụng BSC để hiểu và hoạch định và cuối cùng thì cũng chỉ nên trình bày nó trên một trang giấy A3 sao cho biều hiện được các thông tin:
Công ty sẽ đi về đâu, lớn cỡ nào, giải quyết đươc vấn đề gì của thị trường, mang lại giá trị / tiện ích cho khách hàng thông qua giải pháp giá trị cụ ra sao?
Công ty sẽ sản xuất / cung cấp theo cách nào / bằng nguồn lực gì
Các giá trị công ty nỗ lực tạo ra và mang nó cho khách hàng, cho cổ đông, cho nhân viên
Các chỉ số tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, thu nhập, năng suất hàng năm cần đạt là bao nhiêu
Các ưu tiên cần thực hiện trong năm tới, trong 3 đến 5 năm tới là các ưu tiên nào, thực hiện xong thì kết quả đạt được bao nhiêu, do ai làm, làm bằng nguồn lực nào.
… và một số chỉ tiêu cũng như phương pháp nữa. mà đọc vào đó bạn phải hình dung ra rất rõ cả 4 trụ cột của công ty mình, các nhân sự cũng có thể nắm bắt và hiểu được một cách rõ ràng nhất về các định hướng và chiến lược đó..
2. Hệ thống cơ cấu tổ chức, bố trí công việc, cơ chế vận hành, kiểm soát nội bộ
Thông thường doanh nghiệp xây dựng ngay một sơ đồ tổ chức kèm theo các chức danh cho công ty mình khi bắt đầu bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính thức. Mô hình đó có thể được “tham khảo” từ một công ty / tổ chức / mô hình nào đó trước đó đã thấy, hoặc đơn giản hơn là căn cứ vào các nhân sự hiện hữu cùng mối quan hệ của những người sáng lập, người chủ, người quản lý cấp cao ngay trong thời kỳ đầu. Cách làm đó không có gì sai thậm chí nó thực sự là “truyền thống” lưu truyền nhiều năm nay trong cộng đồng kinh doanh của chúng ta, nhưng hỏi rằng đã tốt chưa (?) thì người viết bài e rằng “chưa tốt”. Vậy để tốt thì nên làm thế nào? Dưới đây là gợi ý nhé:
Thứ nhất: tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự / công việc phải nhằm phục vụ thực thi chiến lược. Do đó hoạch định xong chiến lược thì tiếp đến là phải chỉ ra trọng điểm hành động, các mục tiêu và tìm bằng được các KPIs đo lường khi trọng điểm đó được hoàn thành và mục tiêu công ty đạt được.
Thứ hai: chủ doanh nghiệp / giám đốc điều hành nên tư duy rằng: chiến lược là xác lập “thế trận” và lựa chọn “cách chơi”, vì thế xây dựng tổ chức, bố trí vị trí công việc là để chơi với từng thế trận, từng khối lượng công việc của từng năm / hoặc thời kỳ.
Thứ 3: Có cơ cấu tổ chức rồi, sẽ chi tiết ra tới phòng ban chức năng và danh mục vị trí cho nhân sự. Lúc đó cần rất cụ thể bằng văn bản chức năng nhiệm vụ từng phòng ban bộ phận. Đừng viết chung chung theo chiều dọc trang giấy như cách thông thường, hãy kẻ ra một bảng mô tả theo ma trận mà chỉ rõ: các nhiệm vụ của phòng / vai trò của phụ trách phòng / trách nhiệm / quyền hạn / quyền lợi. Thêm nữa, định biên nhân sự cho phòng ban bộ phận đó phải căn cứ vào phân tích công việc theo chức năng của bộ phận chứ không phải bố trí nhân sự một cách ‘đại khái” hoặc “nhét” người nhà vào các vị trí “key”. Nếu làm vậy, tôi nghĩ là một sai lầm tai hại!
Thứ 4: Bố trí nhân sự cho mô hình tổ chức, cụ thể hóa chức năng nhiệm vụ rồi thì tiếp đến là gì? Câu trả lời là “thiết lập luật chơi nội bộ”. Luật chơi nội bộ đó chính là HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ được cấu thành bởi”
Các quy chế / quy chuẩn / quy định / pháp lý áp dụng / quyền hạn / trách nhiệm nội bộ – để tạo nên môi trường kiểm soát
Các quy trình, biểu mẫu, chu trình luân chuyển hồ sơ chứng từ, định mức, hạn mức, công tác kiểm soát giao dịch, kiểm tra, cùng với quan điểm lãnh đạo điều hành của chủ đầu tư, của ban lãnh đạo doanh nghiệp… để hình thành nền các thủ tục kiểm soát.
Hệ thống kế hoạch, báo cáo, lưu trữ & bảo vệ hồ sơ / tài liệu, giao tiếp nội bộ… giúp hình thành quy trình ra quyết định và xử lý công việc – đó là hệ thống thông tin.
Các chương trình, quy định, hành động truyền thông nội bộ, đào tạo nội bộ, hướng dẫn, làm mẫu, thúc đẩy, động viên… gọi là “monitoring”.
Nhận diện rủi ro, bất khả kháng trong từng khâu công việc, tìm mọi biện pháp để ngăn ngừa / hoặc khắc chế / hoặc dự trù điều kiện chấp nhận cho rủi ro trong phạm vi chịu đựng được. Xin nhớ, lấy ngăn ngừa là chính.
Chốt lại: nếu ví doanh nghiệp của bạn như đoàn tàu, bạn là trưởng tàu thì (hệ thống đường ray + biển hiệu + đèn đường + nhà nhà) = hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó bạn muốn là tàu cao tốc hay tàu chợ là tùy nhé. Muốn tàu chạy an toàn trong những chặng dài hay trượt ray đứt toa cũng là tùy bạn nhé!
