Mô Tả Công Việc Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

Mô tả công việc nhân viên Hành chính Nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là người cộng tác và hỗ trợ đắc lực đằng sau các bộ phận khác trong công ty. Trách nhiệm chính của họ là tập trung hỗ trợ quản lý nhân sự hoàn thành tốt các công việc liên quan đến nhân sự trong công ty.

Làm hành chính nhân sự khá vất vả, đòi hỏi bạn phải đa chức năng để có thể đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau. Ngoài ra bạn còn phải có “cái đầu lạnh” để chịu được áp lực từ trên xuống và các vấn đề của nhân sự lên.

Thông tin chung

Bộ phận	Hành chính – Nhân sự
Chức danh	Nhân viên
Quản lý trực tiếp	Trưởng phòng hành chính – Nhân sự

Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự (JD hành chính nhân sự)

Mô tả công việc hành chính nhân sự (JD hành chính nhân sự)

Job Description được viết tắt là JD, hiểu đơn giản chính là một bản đề mục mô tả các công việc, chức năng và nhiệm vụ cần hoàn thành của nhân viên hành chính nhân sự. Thông qua bản JD bạn có thể nắm bắt được mục tiêu công việc trong cấu trúc hoạt động vĩ mô doanh nghiệp để có phương án sắp xếp, quản trị phù hợp với vị trí này.

Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng

Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các Phòng Ban, lập kế hoạch tuyển dụng trình Trưởng phòng.
Đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và phối hợp với Trưởng bộ phận tổ chức phỏng vấn, lựa chọn ứng viên phù hợp theo đúng kế hoạch.
Gởi thông báo, soạn thảo hợp đồng lao động cho các ứng viên đã trúng tuyển.
Lập báo cáo đánh giá kết quả tuyển dụng, thử việc trình Trưởng phòng.
Hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định nhân sự của Công ty.

Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề

Tổng hợp nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo cho từng đối tượng lao động định kỳ trình Trưởng phòng.
Đề xuất lựa chọn cơ sở đào tạo và trực tiếp liên hệ, phối hợp, giám sát các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề cho CBNV và các Tổ thi công.
Theo dõi và tổng hợp kết quả đào tạo, lập báo cáo đánh giá về kết quả đào tạo trình Trưởng phòng.

Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác

Tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động chuyển Phòng kế toán kiểm tra.
Theo dõi và cập nhật vào hệ thống các thay đổi nâng hạ lương của người lao động.
Định kỳ tổng hợp thông tin, phân tích và đề xuất các điều chỉnh về mức lương, thưởng và đãi ngộ phù hợp với thị trường lao động, điều kiện thực tế của Công ty trình Trưởng phòng xem xét.
Hỗ trợ với Trưởng phòng lập kế hoạch tiền lương hàng năm trình Giám đốc phê duyệt.

Tham gia xây dựng và giám sát hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc

Tham gia xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc. Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện hệ thống quản trị và đánh giá đúng kế hoạch.
Kiểm tra và yêu cầu các đơn vị hoàn thiện các mẫu biểu, tài liệu (nếu cần thiết).
Tổng hợp kết quả đánh giá toàn Công ty trình Trưởng phòng.

Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động

Theo dõi, cập nhật số liệu tăng giảm BHXH, BHYT và đối chiếu với cơ quan BHXH hàng tháng.
Hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục và liên hệ với Cơ quan BHXH cho Người lao động tham gia và/ hoặc hưởng các chế độ BHXH, BHYT theo đúng quy định.

Phối hợp nghiên cứu, xây dựng các quy định An toàn lao động và giám sát thực hiện

Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị bảo hộ, an toàn lao động. Theo dõi, giám sát việc cấp phát, sử dụng trang thiết bị.
Phối hợp xây dựng các quy định, chương trình hành động về an toàn – vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn và giám sát các phòng Ban thực hiện.
Kiểm tra định kỳ và lập báo cáo hàng tuần về tình hình thực hiện công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ; đề xuất phương án khắc phục trình cấp trên phê duyệt.

Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động Công ty:

Theo dõi biến động nhân sự. Định kỳ thống kê, lập báo cáo phân tích tình hình sử dụng nhân sự trình Trưởng phòng xem xét để báo cáo Giám Đốc.
Trực tiếp dự thảo các văn bản thay đổi công việc, mức lương, khen thưởng, xử phạt, chấm dứt hợp đồng lao động.
Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ người lao động đúng quy định

Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu

Tham gia phổ biến các quy định, chính sách nhân sự và giải đáp thắc mắc, khiếu nại liên quan của người lao động.
Tham gia và hoàn thành đúng yêu cầu các dự án, các công việc khác thuộc chức năng nhiệm vụ theo phân công.
Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định.

Các hoạt động phối hợp

Đối nội: Phối hợp với các CBCNV có liên quan để giải quyết các công việc theo trình tự, thủ tục quy định.
Đối ngoại: Giao dịch với các đơn vị, tổ chức kinh tế, cơ quan chức năng để giải quyết các công việc liên quan đến phần đảm nhiệm.

Các công việc nội chính, hành chính của phòng

Chấp hành Nội quy, quy chế và các quy định quản lý của Công ty
Quan hệ đoàn kết nội bộ.
Thái độ tác phong chấp hành mệnh lệnh cấp trên.
Quản lý sử dụng tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu được giao hiệu quả, tiết kiệm, bảo vệ bí mật thông tin, bí quyết công nghệ của Công ty.

Báo cáo

Theo quy định định kỳ, hoặc đột xuất một cách kịp thời đầy đủ và chính xác công việc được giao Giám đốc, Phó trưởng phòng.

Quyền hạn

Tiếp nhận, phản ánh và phân loại các thông tin đến Phó trưởng, Giám đốc và CBCNV theo yêu cầu.
Yêu cầu CBCNV thực hiện đúng quy định về việc ký sổ đầu giờ làm việc hay đi công tác trong giờ làm việc
Đề xuất các ý kiếm nhằm cải tiến công việc trong công ty

Thời gian làm việc

Theo quy định trong Nội quy, Quy chế của Công ty.

9 kỹ năng cần có của trưởng phòng nhân sự chuyên nghiệp

Yêu cầu công việc nhân viên hành chính nhân sự

CHỈ TIÊU	YÊU CẦU
Giới tính	Nữ
Độ tuổi	Từ 21 tuồi trở lên
Sức khoẻ	Tốt
Trình độ văn hoá	Tốt nghiệp Trung cấp hệ chính quy chuyên ngành.
Chuyên môn	Có nghiệp vụ thư ký – Hành chính văn phòng, thành thạo vi tính văn phòng
Kỹ năng	Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (word, excel), biết sử dụng phần mềm kế toán. Trung thực, năng động, chịu được áp lực công việc, giao tiếp tốt. Nói rõ ràng, phát âm chuẩn.
Kinh nghiệm	01 năm kinh nghiệm

Các kỹ năng mềm nhân viên hành chính nhân sự cần có

Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống

Đúng như tên gọi, HCNS sẽ thường xuyên phải làm việc, tương tác trực tiếp với yếu tố con người. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp là một trong các yếu tố quyết định sự thành công của vị trí này.

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhân viên hành chính nhân sự có thể làm hài hòa được mối quan hệ giữa các nhân viên, phòng ban với nhau và giữa các nhân viên và ban giám đốc, lãnh đạo. Ngoài ra, HCNS sẽ cần nhanh nhẹn và linh hoạt để xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình làm việc.

Đa chức năng

Hầu hết bộ phận HCNS ở các doanh nghiệp hiện nay sẽ đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau. Do đó, sẽ cần những nhân viên ở vị trí này có kỹ năng “đa chức năng”, có thể làm được nhiều việc cùng một lúc.

Kỹ năng tổ chức

Đây cũng là kỹ năng mà nhân viên HCNS cần có. Như đã nêu ở phần mô tả công việc ở trên, HCNS sẽ cần hỗ trợ hoặc đứng ra tổ chức các hoạt động, sự kiện truyền thông của công ty,… Vì vậy, kỹ năng tổ chức là một kỹ năng cần thiết nếu bạn muốn thành công ở vị trí này.

3 sai lầm nhân viên hành chính nhân sự cần tránh

Chuẩn mực quy định nhân sự giỏi phải biết lách luật cho Doanh nghiệp

Bộ phận nhân sự là cánh tay phải đắc lực cho tổ chức vì thế quan niệm, làm nhân sự nhất định phải biết lách luật cho công ty về bảo hiểm, lương, thưởng. Tuy nhiên, bạn trước khi biết lách phải làm được đúng và đủ vì nếu vì cái lợi nhỏ trước mắt mà học lỏm học vẹt để làm sai thì dẫn tới những hệ lụy tai hại cho tổ chức sau này.

Thực tế, không nhiều công ty khuyến nghị nhân viên làm việc này vì nó vi phạm pháp luật, có thể đẩy Doanh nghiệp, công ty xuống vực thẳm phá sản.

Làm nhân sự giỏi là phải là người có kinh nghiệm lâu năm

Thực tế chứng minh, lợi thế công việc thường thuộc về những người có kinh nghiệm lâu năm. Tuy nhiên, không vì thế mà phủ nhận năng lực của sinh viên mới ra trường, hay những người mới từ công việc khác chuyển qua.

Thước đo về kinh nghiêm làm việc chưa thực sự đúng hoàn toàn với những người có kinh nghiệm làm việc nhưng không có tinh thần cầu tiến học hỏi thì mãi vẫn chỉ biết từng đó nghiệp vụ sau bao nhiêu năm làm việc. Nhưng nếu một người mới bắt đầu họ ham học thì nhất định sẽ tiến bộ vượt trội hơn nhiều những người có kinh nghiệm làm nhân sự nhiều năm. Hiện nay, với cách thức đào tạo mới, tôi thấy rât nhiều đơn vị đào tạo thực tế, trung tâm dạy hành chính nhân sự giúp người học bổ sung nhanh kiến thức còn thiếu để có làm được việc điều này có thể nhanh chóng bắt kịp cường độ và cách thức làm việc của doanh nghiệp.

Làm nhân sự phải làm C&B mới có lương cao

Nhiều người nghĩ tôi phải lam về lương, bảo hiểm mới được trọng dụng hay dễ xin việc thực tế thì đúng như vậy nhưng nếu bạn đang làm tốt các mảng nghiệp vụ như tuyển dụng, đào tạo hay hành chính, quan hệ lao động thì vẫn có được mức thu nhập hấp dẫn

Quan trọng không phải bạn chọn làm mảng gì mà là bạn biết những gì trong đó đủ để đáp ứng được yêu cầu công việc chưa

Tuy nhiên, trên đây là những ý kiến khách quan về kinh nghiệm học hành chính nhân sự cho người mới bắt đầu bạn hãy tìm hiểu thêm những thông tin trên báo chí, internet hay bạn bè để có thể đưa ra được một quyết định đúng đắn nhất.

Khóa học dành cho hành chính nhân sự

Khóa học	Khai giảng	Học phí
CHRO – Giám đốc nhân sự chuyên nghiệp	08-06-2024	~~20.800.000~~₫ 10.400.000₫ Áp dụng đến 31-01-2024
Sử dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc	26-02-2024	~~3.200.000đ~~ 2.000.000đ
Khóa học hành chính nhân sự	Chưa có lịch	~~2.600.000đ~~ 2.000.000đ
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng	14-04-2024	~~1.800.000đ~~ 1.200.000đ
Quản lý con người	31-03-2024	~~1.800.000đ~~ 1.200.000đ
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả	01-04-2024	~~1.800.000đ~~ 1.200.000đ
Kỹ năng làm việc hiệu quả	22-03-2024	3.200.000₫ 1.600.000₫