Nguyên tắc 5S – Triết lý giúp Doanh nghiệp vươn tới thành công
I. ĐỊNH NGHĨA NGUYÊN TẮC 5S
Nguyên tắc 5S chính là nền tảng cơ bản nhằm thực hiện hàng loạt các hệ thống bên trong doanh nghiệp để đảm bảo chất lượng và được xuất phát từ quan điểm: Nếu người lao động được làm việc trong một môi trường sạch đẹp, lành mạnh, tiện lợi và thoáng đãng thì chắc chắn tinh thần lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động cũng từ đó mà tăng cao hơn và tạo ra những điều kiện thuận lợi để áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn trong tương lai. Phương pháp 5S được phát mình bởi người Nhật Bản và chính những doanh nghiệp tại đây cũng rất tự hào khi cả thế giới và các tập đoàn thành công nhất trên thế giới đều áp dụng phương pháp này của họ.
II. THÀNH PHẦN TRONG NGUYÊN TẮC 5S
Cụ thể, nguyên tắc 5S bao gồm các yếu tố:
1. Sàng lọc (Seiri – Sort):
Mọi thứ bao gồm mọi vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng … kể cả không/chưa liên quan, hay không/chưa cần thiết cho các hoạt động tại một khu vực của doanh nghiệp sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết. Sau đó, hãy tiến hành loại bỏ hoặc có thể đem ra khỏi nơi sản xuất. Nên nhớ rằng chỉ có đồ vật cần thiết mới được phép để lại tại nơi làm việc. Yếu tố đầu tiên trong nguyên tắc 5S thường được tiến hành theo tần suất định kì trong năm.
2. Sắp xếp (Seiton – Set in Order):
Bước thứ 2 là hoạt động hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, các nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý trong doanh nghiệp sao cho chúng có thể dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại nhất có thể. Nguyên tắc chung của bước này chính là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng cần có một vị trí được quy định riêng và kèm theo đó là những dấu hiệu để nhận biết rõ ràng những vật dụng đó đang ở đâu. Hoạt động này cần được tuân thủ triệt để trong nguyên tắc 5S.
3. Sạch sẽ (Seiso – Shine):
Sạch sẽ trong nguyên tắc 5S được hiểu là các hoạt động như vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh trong doanh nghiệp nhằm duy trì sự thông thoáng, môi trường sạch sẽ …. Đây là một hoạt động nên được tiến hành định kì.
4. Săn sóc (Sheiketsu – Standardize):
Hoạt động săn sóc thường là việc duy trì tính định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên trong nguyên tắc này một cách có hệ thống và có kiểm soát. Nhằm đảm bảo 3S được duy trì một cách liên tục, nhà quản lý có thể tạo ra những quy định chuẩn nhằm mục đích nêu rõ những phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí sao cho phù hợp nhất. Hoạt động này chính là một quá trình mà ở đó ý thức tuân thủ của toàn bộ nhân viên trong một tổ chức/doanh nghiệp được rèn dũa và phát triển tốt hơn từng ngày.
5. Sẵn sàng (Shitsuke – Sustain):
Yếu tố sẵn sàng ở đây chính là ý thức tự giác của mỗi một người nhân viên trong hoạt động 5S. Mỗi một thành viên trong doanh nghiệp cần nhận thức được rõ tầm quan trọng của 5S với sự phát triển bền vững không những của doanh nghiệp mà còn với chính bản thân mình. Do vậy, nhà quản lý cần tạo động lực và cơ hội để mỗi một nhân viên trong công ty đều tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc nhằm đem lại năng suất lao động trong công việc cá nhân và năng suất chung của doanh nghiệp ngày một cao hơn.
III. Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG 5S
1. Duy trì và đảm bảo sức khoẻ của mọi thành viên trong doanh nghiệp/tổ chức
2. Tạo nên một môi trường thuận lợi, dễ dàng, và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
3. Tạo nên một tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở giữa các cá nhân với nhau
4. Góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống
5. Nâng cao năng suất lao động ngày một tốt hơn.
Nguyên tắc 5S được bắt nguồn từ truyền thống tại Nhật bản mà ở đó. mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật họ sẽ luôn luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người đã và đang thực hiện các công việc đó. Những nhà quản lý Nhật Bản sẽ luôn tìm cách sao cho người nhân viên trong doanh nghiệp của mình cảm thấy họ thực sự được gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong môi trường công xưởng, người quản lý sẽ phải cố gắng để khơi dậy ý thức trong người công nhân làm việc tại đây, cụ thể đó là những suy nghĩ như “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”,…. Qua đó, những người nhân viên này sẽ dễ dàng hơn trong việc chăm sóc những “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất có thể.
