Mô hình BSC và lợi ích trong quản trị doanh nghiệp

BSC (Balanced Scorecard) là một mô hình quản trị chiến lược phát triển bởi hai giáo sư tiến sĩ Kaplan và Norton từ Đại học Harvard vào đầu thập niên 1990. Mô hình này ra đời để giải quyết vấn đề của nhiều công ty khi chỉ tập trung quản lý doanh nghiệp dựa trên các chỉ số tài chính. BSC không chỉ nhìn vào quá khứ mà còn tập trung vào tương lai của doanh nghiệp qua bốn khía cạnh chính: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển.

1. BSC (Balanced Scorecard) là gì?

Balanced Scorecard, hay “thẻ điểm cân bằng” trong tiếng Việt, là một mô hình quản trị chiến lược ở mức cơ bản nhất. Nó hướng doanh nghiệp trong việc thiết lập, triển khai, theo dõi và đo lường kết quả của chiến lược. BSC không chỉ tập trung vào tài chính mà còn quan tâm đến khách hàng, quy trình nội bộ, và học tập & phát triển.

2. Cấu trúc mô hình BSC (Balanced Scorecard)

Mô hình BSC bao gồm bốn yếu tố chính:

– Thước đo tài chính: bao gồm các chỉ số như chi phí cố định, chi phí khấu hao, lợi nhuận thu về, và tốc độ tăng trưởng doanh thu. Tài chính chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể và không nên là chỉ số duy nhất quyết định hiệu suất doanh nghiệp.
– Thước đo khách hàng: sự hài lòng của khách hàng là chỉ số thành công quan trọng, tác động trực tiếp đến doanh thu hiện tại và tương lai. Đặt câu hỏi như khách hàng đánh giá doanh nghiệp như thế nào và so sánh với đối thủ cạnh tranh.
– Thước đo quá trình hoạt động nội bộ: đo lường cách doanh nghiệp hoạt động thông qua các chỉ số như tốc độ tăng trưởng quy mô, phần trăm người lao động gắn bó, và phần trăm thời gian xử lý công việc. Rà soát các quy trình nội bộ để phân loại điểm mạnh và điểm yếu.
– Thước đo học tập & phát triển: tập trung vào chất lượng nguồn nhân sự và công cụ hỗ trợ làm việc. Xem xét các công cụ và chính sách liên quan đến năng lực và năng suất làm việc của nhân viên.

3. Mối quan hệ giữa các thước đo trong mô hình BSC.

Trong những ngày đầu tiên của mô hình BSC, 4 thước đo tình hình sức khoẻ doanh nghiệp được xem xét độc lập và doanh nghiệp có tự do lựa chọn thực hiện hoặc bỏ qua một số trong số chúng. Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng tất cả đều quan trọng và tạo ra mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau.

Quy trình hoàn thiện thước đo trong BSC được thực hiện từ dưới lên trên, với mỗi thành phần của mô hình được xây dựng dựa trên một hoặc nhiều mô hình trước đó. Ví dụ, nếu tập trung vào đào tạo nhân viên và xây dựng nền văn hóa chia sẻ thông tin hiện đại (Thước đo Học tập và Phát triển), doanh nghiệp có thể tăng cường hoạt động nội bộ và nâng cao năng suất (Thước đo Quá trình Hoạt động Nội bộ). Sự bền vững trong nền tảng nội bộ này có thể dẫn đến việc tạo ra giá trị và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn (Tiêu chí Khách hàng), góp phần vào doanh thu và lợi nhuận cao hơn.

Các yếu tố mục tiêu trong mỗi thước đo cũng có thể có mối quan hệ nhân-quả. Ví dụ, trong thước đo Tài chính, việc giảm chi phí và tăng doanh thu đều hướng đến mục tiêu chung là tối đa hóa lợi nhuận.

4. Lợi ích lớn nhất của mô hình BSC đối với doanh nghiệp:

– Lập kế hoạch chiến lược tốt hơn: BSC cung cấp khung thể hiện mối quan hệ nhân-quả giữa các yếu tố mục tiêu, hỗ trợ việc đồng thuận với chiến lược cốt lõi. Các yếu tố mục tiêu tạo ra một bức tranh hoàn chỉnh về chiến lược.
– Cải thiện truyền thông doanh nghiệp: BSC giúp truyền thông doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, cả bên ngoài và bên trong. Nhân viên và đối tác hiểu rõ chiến lược và nhớ các ưu điểm và nhược điểm của các thước đo.
– Liên kết chặt chẽ các dự án: mô hình BSC làm cho các kế hoạch dự án dễ dàng xây dựng, đảm bảo sự thống nhất và tránh lãng phí trong doanh nghiệp.
– Cải thiện hiệu suất báo cáo: BSC có thể sử dụng để tạo báo cáo tổng quan, giúp báo cáo trở nên nhanh chóng và gọn gàng, tập trung vào những vấn đề chiến lược quan trọng nhất.

5. Áp dụng BSC như thế nào để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp:

Dựa trên khảo sát của 2GC Active Management, hơn 75% người dùng BSC là các nhóm điều hành hoặc quản lý cấp cao. BSC chủ yếu được sử dụng để thực hiện chiến lược. Đối với việc áp dụng hiệu quả:

Bước 1: kiểm soát dữ liệu

Trước hết, quan trọng nhất là kiểm soát dữ liệu trong mô hình BSC. Nếu việc đo lường không được thực hiện từ góc độ chiến lược, có nghĩa là thời gian và công sức đang bị lãng phí. Nếu doanh nghiệp đang quá tải với dữ liệu, bắt đầu bằng cách xác định chiến lược và đặt nó lên giấy để giúp tư duy về cách đặt dữ liệu vào BSC.
– Giới hạn số lượng yếu tố mục tiêu trong BSC, khoảng 10-15 mục tiêu cho tổng toàn bộ 4 thước đo để tránh mất tập trung.
– Chuẩn bị câu hỏi cho từng yếu tố mục tiêu trước mỗi cuộc họp để tập trung vào các con số đo lường được.
– Tổng hợp tài liệu và gửi cho nhân viên trước cuộc họp để họ có thời gian nghiên cứu.

Bước 2: đo lường và đánh giá

Quy ước một hệ thống ký hiệu hoặc màu sắc để đánh dấu các yếu tố mục tiêu khác nhau, ví dụ như đỏ cho những yếu tố cần sự hỗ trợ, vàng cho những yếu tố gặp chút trở ngại có thể tự giải quyết. Đánh giá này cần được thực hiện một cách khách quan và minh bạch.

Bước 3: gán kpi tương ứng

Gán Key Performance Indicators (KPI) tương ứng với từng yếu tố mục tiêu. KPI nên phản ánh thực tế và càng sát với đánh giá BSC, thì hiệu quả càng cao. Điều này giúp xác định khoảng cách giữa hiệu suất thực tế và mục tiêu, từ đó lên kế hoạch cải thiện.

Bước 4: kết nối các yếu tố mục tiêu

Sử dụng mũi tên để thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố mục tiêu. Linh hoạt trong việc kết nối, gom nhóm mục tiêu có mối quan hệ chặt chẽ. Điều này tạo ra một mô hình BSC gắn chặt với thực tế doanh nghiệp.

Điều này sẽ là bước quan trọng để đảm bảo BSC hoạt động hiệu quả và là công cụ hữu ích để thực hiện chiến lược doanh nghiệp.