3 bài học quản lý thời gian đắt giá từ sai lầm của CEO

Ông Michael Smerklo, nhà đồng sáng lập Quỹ đầu tư Next Coast Ventures tại Texas (Mỹ) đã chia sẻ với Forbes rằng: Bản thân ông đã từng bị cuốn vào cuồng quay công việc. Mỗi ngày một trôi qua, ông luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian để giải quyết hết công việc của công ty.

Và rồi ông đã quyết định dành thời gian để chiêm nghiệm, phân tích thói quen xử lý công việc của bản thân. Smerklo đã nhận ra được 3 sai lầm lớn trong cách quản lý thời gian của mình.

1. Làm việc mà bản thân có thể giao phó cho người khác

Trên thực tế, hầu hết các CEO đều là những con người của công việc. Chính những cam kết trách nhiệm với mục tiêu cốt lõi của công ty là động lực để các CEO làm việc hết sức mình. Và cũng chính những kết quả đạt được vừa truyền cảm hứng và cũng vừa gieo vào tâm trí họ quan điểm: “Chỉ có tôi mới đủ khả năng giải quyết mọi việc của công ty và tạo ra kết quả tích cực”. Cũng bởi quan điểm này, Smerklo đã nhận ra ông đã “đốt” kiệt sức lực của mình trong những ngày tháng đầu tiên làm CEO.

Sau khi chiêm nghiệm một cách kỹ càng, tôi đã nhận ra rằng: Việc mình làm được không có nghĩa là người khác không làm được. Do đó, ông đã dành hàng đống thời gian của bản thân để xử lý những công việc mà nhân viên của ông hoàn toàn có thể làm được. Suy cho cùng, nếu trao quyền đi nhiều hơn, ông chắc chắn sẽ có được nhiều thời gian rảnh hơn.

Khi đã nhận ra sai lầm, ông đã dần dần tập được thói quen tự đặt câu hỏi: “Còn ai khác trong công ty có thể thay tôi làm công việc này không?”. Và sau khi giao việc, trao quyền nhiều hơn cho nhân viên, ông đã có nhiều thời gian hơn để tập trung sức lực vào những công việc mang tính chất đòi hỏi chỉ có ông mới đủ năng lực để thực hiện.

2. Làm việc “điên cuồng” nhưng không hiệu quả

Chúng ta thường dành rất nhiều thời gian chỉ để than phiền rằng bản thân đã bận rộn thế nào nhưng lại không thực sự tự suy nghĩ xem toàn bộ thời gian trong ngày đã trôi qua ra sao. Vấn đề nằm ở chỗ, chúng ta luôn nghĩ rằng, việc làm việc liên tục sẽ đồng nghĩa với năng suất cao. Nhưng chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta đang xử lý công việc sai cách?

Việc trạng thái bận rộn được duy trì hoàn toàn không nhất thiết phải đồng nghĩa với việc chúng ta đang làm việc với năng suất cao hay hiệu quả. Trên thực tế, trạng thái bận rộn chính là việc chúng ta bị cuốn vào những việc nhỏ nhặt và đơn giản, thay vì chú trọng xử lý những vấn đề to lớn, quan trọng thực sự.

Hãy tập trung tinh thần để vượt qua được cảm giác bị chính những công việc không quan trọng hối thúc. Bản thân hãy dành 20 phút thiền định vào mỗi buổi sáng và sau khi thiền định, nhất là trong lúc trạng thái tâm trí còn sáng suốt, hãy viết ra 3-5 điều thực sự quan trọng đối với bản thân và chính mình muốn hoàn thành trong ngày. Điều này giúp chúng ta giữ được sự điềm tĩnh và đồng thời thoát khỏi trạng thái tự lừa dối bản thân rằng: “Bản thân đang bận rộn, tức là đang làm việc có năng suất cao”.

3. Trì hoãn công việc mà bản thân không thích làm

Sau khi đã né tránh được hai lỗi trên, Smerklo đã tiếp tục nhận ra bản thân có thói quen là thường hay lãng tránh những công việc mà ông không thích làm. Cụ thể, ông thường có xu hướng ưu tiên việc lựa chọn giải quyết các công việc đơn giản và thoải mái trước. Tiếp đến mới tới những công việc khó khăn và nhất là các công việc mà bản thân ông cảm thấy hoàn toàn không hứng thú sẽ được để hẳn ở cuối danh sách những việc phải làm trong ngày.

Ông nhận ra rằng có một ranh giới rất nhỏ giữa sắp xếp thứ tự công việc một cách hợp lý và trì hoãn. Và gần như lúc nào cũng thế, bản thân ông luôn cảm thấy áy náy khi đẩy lùi thời gian xử lý các công việc mà mình không thích sang ngày hôm sau. Đây chính xác là chứng bệnh “ngày mai”.

Để xử lý triệt để sai lầm này, ông đã bắt đầu sắp xếp công việc cần làm theo mức độ ưu tiên. Đồng thời, ông đã buộc bản thân phải tuân thủ theo thứ tự các công việc ưu tiên đó và không chấp nhận bất kỳ lý do biện minh hay trì hoãn nào cả. Và thế là ông đã thành công!

Trong kinh doanh hay trong đời sống, thời gian chính là vàng, là bạc. Và hơn thế nữa, thời gian là yếu cốt lõi của sự tự do và là chất lượng cuộc sống. Do đó, hãy kiểm soát thật hiệu quả và chặt chẽ thời gian của bản thân.

Chúc các bạn thành công!

Có thể bạn quan tâm: Khóa học Kỹ năng quản lý thời gian

Học tại:

Hà Nội: Phòng học VIP Tầng 14 Tòa Nhà Sông Đà, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội (bản đồ)

TP. HCM: Lầu 1, Tòa nhà Rivera Park Sài Gòn, Số 7/28 Đường Thành Thái, P14, Q10, TP. Hồ Chí Minh (bản đồ)